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Hablábamos la semana pasada de la organización de la oficina en casa, que surge de estas nuevas realidades como el teletrabajo, la teleducación y las telecompras, que sumadas a las actividades administrativas de la casa merecen un diseño y una planificación orgánica e integral, tanto para el orden físico como para el digital.

Ese orden, tanto en su definición como en su implementación, es algo muy personal, por eso las recomendaciones que sugiero a continuación para hacerlo deben ser tomadas como simples criterios disparadores o ideas orientadoras que surgen de la experiencia de abordar la organización desde esta nueva realidad.

El archivo de documentación e información tanto física como digital es el corazón de esta organización y debe ser lo más simple posible en su estructura. Dedicar un tiempo de calidad para definir categorías y subcategorías que se adapten a nuestra dinámica y que no pretendan separarlo todo es clave para recordar fácilmente dónde encontrar lo que buscamos.

  1. Los archivos físicos: Lo primero que debo preguntarme es qué es lo que necesito guardar y cuánto tiempo debo mantenerlo y qué puedo descartar en ese momento. Una vez realizada esta depuración, procedemos a clasificar y guardar los documentos, recordando periódicamente revisar aquello que conservamos.

Mi sugerencia es hacerlo con carpetas verticales o un archivador o una combinación de ambas, depende del espacio que contemos para guardar los documentos. Rotular lo que contiene cada carpeta, bibliorato o caja es fundamental, incluso podemos utilizar colores para señalizar las subcategorías. Por ejemplo, podemos definir tres categorías: Proyectos (presentaciones y trabajos); Familia (registros médicos, documentos educativos) y Administración Personal y del Hogar (recibos de sueldo, impuestos, seguros, títulos de propiedad o contratos de alquiler/autos, títulos y patentes).

Es útil tener una carpeta con temas abiertos que podemos llamar “Archivo de gestión”, donde estacionamos lo que llega e implica algún tipo de acción por nuestra parte, por ejemplo, pagar, enviar, guardar, leer, analizar. Conviene que esté accesible y visible, ya que el objetivo es que reemplace todos esos lugares de la casa donde dejamos los “papeles” para ver después. Además, sugiero coordinarlo con el calendario de la PC-teléfono inteligente, para garantizarnos la puntualidad asociada a los temas pendientes.

Mi recomendación es que este archivo funcione como un “punto único” de check in y de check out, para guardar temas en gestión de todos los miembros de la casa.

  1. La administración digital: Sigue los mismos criterios del físico: depuración, clasificación y en este caso, al ser digitales, siempre es bueno tener un respaldo en la nube.

Recomiendo empezar por tres categorías: Documentos Digitales (informes, presentaciones y hojas de cálculo); Correos Electrónicos y Aplicaciones Móviles.

En relación a los documentos digitales, sugiero clasificar en: Proyectos en Curso; Documentación (presentaciones o archivos que consultamos para realizar nuestro trabajo) y Trabajos Guardados (adecuadamente catalogados).

Cuando se trata de archivos digitales, tenemos la tendencia a guardarlo todo y en mi opinión tiene que ver con que no dimensionamos el lugar que esto ocupa en nuestros dispositivos y la complejidad que le agregamos a la búsqueda cuando necesitamos esos documentos. Por eso es importante preguntarnos si “realmente” necesitamos ese documento para nuestro trabajo o podemos prescindir de él.

Un punto importante dentro del espacio digital es el “mundo de las claves”, recomiendo siempre tener un administrador de claves o un archivo donde colocar todas y cada una de ellas, por orden alfabético y actualizar cada vez que cambiamos una, aunque esto nos lleve unos minutos extras.

Otro aspecto muy importante en el universo virtual, es la administración de las aplicaciones, ya sea en el teléfono celular o en la PC. Debemos cuestionarnos con cierta regularidad si necesitamos tenerlas, ya que recientes estudios confirman que “cuantas más aplicaciones, más distracciones”, lo cual no favorece nuestro rendimiento y concentración en lo que sea que nos proponemos hacer.

Vamos a un mundo cada vez más digital, en donde el mayor desafío radica en poder transferir proactivamente y a conciencia, los archivos del espacio físico al virtual.

Prestar especial atención y conservar sólo aquello que necesitamos es clave no sólo para poder mantener ordenado nuestro espacio de trabajo (físico-digital) sino, sobre todo, porque nos ayuda a enfocarnos y concretar esos proyectos que tanto anhelamos.

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