Hoy quiero compartirles uno de los pilares que sustenta mi método de organización de espacios y procesos en una casa: Las 5 S.
Mi experiencia de casi 20 años en el mundo de las empresas, liderando transformaciones asociadas a las nuevas tecnologías y sus respectivos cambios culturales, me llevaron a concluir que las mismas metodologías que se aplicaban en las grandes corporaciones, se podían adaptar perfectamente a organizaciones de menor tamaño, llegando a ser aplicables al ámbito de los hogares.
Las 5 S es uno de los maravillosos legados que nos ha dejado la revolución en la forma de gestionar empresas que se dio en Toyota el siglo pasado.
Se trata de un conjunto de buenas prácticas para llevar un sistema de trabajo a su estado más eficiente y mantenerlo así en el tiempo.
El nombre de 5 S viene dado por las iniciales de cinco palabras japonesas que describen los 5 pasos de este sistema y constituyen más una filosofía en sí misma que simplemente un conjunto de prácticas para aplicar en la empresa, por lo que resulta sencillo extrapolar estos principios a otras facetas de nuestra vida.
El equivalente a un sistema de trabajo basado en 5S, puede ser la forma en la que organizamos las comidas de nuestra casa, nuestro plan de entrenamiento en el gimnasio o la forma en la que realizamos las tareas o las compras cotidianas.
Prácticamente todo es susceptible de ser estandarizado y optimizado, por lo que las 5S pueden convertirse en el telón de fondo para mantener todos los ámbitos de nuestra vida dentro de una planificación y un orden razonable.
Las 5 etapas del Metodo de 5S son:
- Separación (整理, Seiri).La primera etapa consiste en separar los elementos necesarios para realizar nuestro trabajo de los innecesarios. De esta forma se elimina del espacio todo aquello que no sea útil. Es el momento de clasificar, desprenderse y descartar/reciclar o donar.
- Orden (整頓, Seiton).En esta etapa se ordena y organiza el espacio de una forma eficaz: los elementos necesarios identificados en la etapa anterior han de ubicarse e identificarse en función del proceso del que participan, de forma que encontrarlos, utilizarlos y reponerlos de manera fácil y rápida. Ejemplo: Ubicar en la cocina lo que mas se usa al alcance de la mano.
- Limpieza (清掃, Seiso).Una vez que el lugar ha sido clasificado y ordenado, la tercera etapa consiste en limpiarlo. Pero no se trata únicamente de limpiar, sino que lo verdaderamente importante es llegar a identificar el origen del desorden que se corrige y evitar que éste aparezca de nuevo. Ejemplo: Luego del proceso de organización de un placard se deberá definir una rutina de limpieza del espacio, que permita sostener el orden realizado.
- Estandarizar (清潔, Seiketsu).La cuarta etapa consiste en señalizar las oportunidades de mejora que se encuentren. Con el ánimo de evitar que aparezca de nuevo el desorden, se establece una serie de normas básicas y de procedimientos sencillos. Es importante que estos sean visibles para cualquier persona, de forma que sea evidente detectar si algo está en su sitio o fuera de él. Esta etapa persigue que se mantenga el orden de forma continuada en el tiempo. Ejemplo: Si organizamos una despensa, será clave identificar y rotular lugares para los distintos tipos de elementos, de modo que cualquier persona en nuestro lugar pueda por ejemplo, ordenar las compras o encontrar fácilmente algo especifico.
- Disciplina (躾, Shitsuke).La última etapa persigue la mejora contínua, es decir, buscar la manera de no conformarse con los resultados obtenidos hasta el momento y perseguir la mejora. Para ello es necesario implementar acciones que desarrollen los hábitos y las disciplinas que permitan sostener la eficacia de esta metodología. Si esta última etapa no se hace adecuadamente podemos perder todo lo que se ha logrado con las etapas anteriores. Ejemplo: Si organizamos las compras en función del consumo familiar y la dinámica propia de la casa se altera porque recibimos invitados, es preciso corregir rápidamente los desvíos que detectamos, ya que de lo contrario corremos el riesgo de no poder cocinar lo planificado o limpiar lo previsto.
La mayor ventaja de este conjunto de prácticas es que constituye una especie de guía paso a paso sobre que acciones debemos emprender para mejorar algo siguiendo unos principios que resultan bastante obvios pero que muchas veces no aplicamos precisamente por no disponer de un sistema que nos oriente.
Mantener el hogar siempre ordenado puede parecer una tarea imposible. El método de productividad japonés de las 5S contribuye a hacerlo mucho más fácil.
Los japoneses son conocidos por elaborar métodos sencillos y eficaces que permiten alcanzar distintas metas. El de las 5S es uno de los más clásicos y es perfecto para implementar en el hogar.